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Comprendre pourquoi
Le soutien administratif, c'est beaucoup de courriels, de comptes rendus et d'ordres du jour qui se ressemblent. L'IA peut faire gagner du temps sur ces tâches, à condition de garder le contrôle sur les données et de toujours relire.
Voici trois usages simples, les prompts à copier et les réglages de confidentialité à connaître.
Les 3 usages et leurs prompts
| Usage | Prompt à copier | À vérifier |
|---|---|---|
| Premier jet de courriel | « Écris un courriel court et poli en français à partir de ces mots clés : [3 mots clés]. Destinataire : [rôle, sans nom]. Ton : professionnel et simple. » | Les dates, les engagements et le ton avant l'envoi. |
| Compte rendu de réunion | « Voici mes notes de réunion : [notes sans renseignements personnels]. Fais un compte rendu en trois parties : résumé en 5 lignes, décisions prises, actions (qui, quoi, pour quand). » | Que chaque décision a vraiment été prise. |
| Ordre du jour | « À partir de ce fil de courriels : [fil sans données sensibles], propose un ordre du jour de 3 à 5 points pour la prochaine rencontre, avec la durée de chaque point. » | Les sujets oubliés et les priorités. |
Les réglages de confidentialité
- Au travail, utilise l'outil approuvé par ton organisation (souvent Copilot dans Microsoft 365). Demande à ton service informatique ce qui est permis.
- Dans un outil grand public (ChatGPT, Gemini, Claude) : vérifie dans les paramètres si tes conversations servent à entraîner les modèles, et désactive l'option si tu le peux.
- Retire les noms, les numéros de dossier et les montants avant de coller un texte.
Précautions et limites
- L'IA peut se tromper sur les dates, les noms et les décisions : relis toujours.
- Les réglages changent souvent d'une version à l'autre : à vérifier dans ton outil.
Confidentialité : Rien de confidentiel (RH, dossiers de clients, finances, santé) dans un outil que ton organisation n'a pas approuvé. Au Québec, la Loi 25 encadre la protection des renseignements personnels.
Sources (3)
- SOURCE OFFICIELLE2026-07-30Statistique Canada, Le Quotidien
- SONDAGE2026-03-19Académie de la transformation numérique, Université Laval
- SOURCE OFFICIELLECommission d'accès à l'information du Québec
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